Nie ma znaczenia, jak długo przedsiębiorstwo działa na rynku. Wcześniej czy później każde ma do czynienia z problemem gromadzących się stosów papierowych pism, a zwłaszcza faktur. Poniżej prosty sposób na to, jak sobie z nimi poradzić.
Obieg faktur w firmie
Czy wiesz, że jeden regał to około 15 tysięcy dokumentów? Podczas gdy dysk o pojemności 500 GB jest w stanie magazynować nawet 6 milionów, czyli 400 regałów. Zgodnie zaś z ustawą, e-faktury mają taką samą moc sprawczą jak ich poprzednicy. Oszczędność miejsca to nie jedyna zaleta, jaką oferują dokumenty przechowywane w wersji online.
Racjonalizacja czasu
Wystarczy zaledwie jeden klik i dokument ląduje w skrzynce odbiorczej kontrahenta. Ten sposób umożliwia ekspresową wysyłkę dokumentów, czego nie można powiedzieć o wersji tradycyjnej – papierowej. Poza tym, pracownicy zajmujący się obsługą korespondencji już nie muszą spędzać długich godzin na adresowaniu listów, czy np. staniu w kolejkach na poczcie, jak to często bywa w przypadku mniejszych przedsiębiorstw. Metoda ta stanowi również spore udogodnienie dla osób prowadzących 1-osobową działalność. Wówczas większość obowiązków, w tym nadawanie korespondencji, jest na ich głowie.
Oszczędność pieniędzy
Czy wiesz, ile miesięcznie środków jest przeznaczanych na wysyłkę korespondencji w tradycyjny sposób? Pamiętasz ile kosztuje wysłanie listu poleconego? Dla porównania – ile kosztuje wysyłka wiadomości e-mail? W samej tylko Danii, wprowadzenie systemu elektronicznego przynosi roczne oszczędności rzędu 100 mln euro. Jest to kolejny aspekt, który biorą pod uwagę przedsiębiorcy. Pomyśl tylko, ile może zaoszczędzić twoja firma. Dzięki przejściu na elektroniczny system można zredukować koszty wydruku, wysyłki oraz innych materiałów nawet o 65%.
Pełna kontrola
Nie ma chyba nic bardziej irytującego, niż sytuacja, w której trzeba znaleźć konkretny dokument kosztowy, który jak na złość zapadł się pod ziemię. System elektroniczny daje tę przewagę nad tradycyjnym, że pozwala w pełni kontrolować wszystkie sprawy w jednym miejscu. Pomaga w zaledwie kilka sekund odnaleźć właściwy plik. Wspiera także sortowanie według różnego rodzaju kryteriów np. wysokości zobowiązania. Ponadto pozwala na automatyczne generowanie się przypomnień dotyczących zbliżającego się terminu płatności.
Nowoczesność
Taki sposób wymiany korespondencji z otoczeniem sprawia, że firma jest postrzegana przez pryzmat jednostki innowacyjnej. Czy wiesz, że badania wskazują, iż ponad połowa konsumentów chce otrzymywać od firm faktury drogą elektroniczną. Daj im tę możliwość i już dzisiaj dokonuj wysyłek online.
Ekologia nie dla nas?
Wielu właścicieli firm, pytanych o podejście proekologiczne odpowiada, że to nie dla nich. Rzeczywiście, mają oni rację. Największe skutki będą odczuwać dopiero nasze dzieci i wnuki. Jeśli możesz nawet w najmniejszym stopniu poprawić ich przyszłość (przy okazji oszczędzając czas i pieniądze) – chyba warto to zrobić. Np. wybierając elektroniczny system obiegu faktur.
Zobacz tylko:
- 15000 ton papieru potrzeba do wydruku 3 mld faktur
- 8000 kWh energii jest niezbędne do wyprodukowania 1 tony papieru
- 6,6 mld litrów wody rocznie zanieczyszcza się przy produkcji papieru niezbędnego na same tylko faktury w naszym kraju.
Jeżeli jeszcze nie podjąłeś decyzji, to już dzisiaj wybierz właściwie i skorzystaj z systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Poza usprawnieniem pracy możesz także sporo zaoszczędzić. Dodatkowo przyczynisz się do dbania o środowisko naturalne.
