Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ogromne znaczenie w prowadzeniu firmy ma sprawny obieg dokumentów, a zwłaszcza obieg dokumentów finansowych. Aby obieg ten usprawnić i zmniejszyć jego koszty, a także by poprawić szereg innych związanych z nim elementów, zaczęły powstawać systemy elektronicznego obiegu dokumentów i informacji. Obecnie jednym z najlepszych tego typu rozwiązań na polskim rynku jest system LOGITO.
Rosnące zapotrzebowanie na sprawny system obiegu dokumentów finansowych
Problem, jaki stwarza obieg dokumentów finansowych, niektórzy przedsiębiorcy określają jako znak naszych czasów. W istocie, jeśliby przyjrzeć się dokładniej ostatnim dziesięcioleciom, można zauważyć stały wzrost zapotrzebowania na tworzenie coraz to nowych dokumentów, które dodatkowo muszą być powielane w licznych (nieraz nawet bardzo licznych) kopiach. Zjawisko to bierze się z dwóch powodów: pierwszym jest rozwijająca się biurokracja wynikająca z coraz ściślejszej kontroli państwa i instytucji finansowych nad każdym przedsiębiorstwem, drugi zaś to efekt rozbudowy poszczególnych przedsiębiorstw do niespotykanych wcześniej rozmiarów (łączenie się w konglomeraty i hiperkorporacje) oraz ciągłego udoskonalania systemów zarządzania nimi.
Obieg dokumentów finansowych
Oba wskazane wyżej powody skutkują nie tylko ogromną ilością wytwarzanych i przesyłanych każdego dnia dokumentów, ale też problemami z obrotem nimi. O ile kwestię samego wytwarzania dokumentów udało się dość łatwo rozwiązań przejściem na ich wersje elektroniczną, o tyle już właściwe zaprojektowany system obieg dokumentów finansowych okazał się sprawą znacznie bardziej skomplikowaną.
Rola systemu obiegu dokumentów finansowych
Obieg dokumentów finansowych to szczególnie ważna i wrażliwa sfera każdej firmy. Dokumenty finansowe muszą bowiem być z jednej strony doskonale zabezpieczone przed osobami niepowołanymi, z drugiej zaś muszą bezbłędnie i we właściwym momencie trafiać do odpowiednich działów przedsiębiorstwa oraz instytucji zewnętrznych (do banków lub innych instytucji finansowych, do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz do właściwych organów kontroli finansowej). Wszelkie zawirowania lub opóźnienia w tej materii mogą spowodować nie tylko zamieszanie i zaburzenia w funkcjonowaniu firmy, ale też narazić ją na poważne konsekwencje m. in. w postaci wysokich kar finansowych.
Mając to wszystko na uwadze, należy ze szczególną starannością wybierać właściwy dla potrzeb firmy system elektronicznego obiegu dokumentów i informacji. Jak rozpoznać, że system, którym jesteśmy zainteresowani, spełni nasze oczekiwania?
Cechy dobrego systemu obiegu dokumentów finansowych
Dobrej klasy system elektronicznego obiegu dokumentów finansowych oraz innych informacji niezbędnych w codziennym funkcjonowaniu firmy wyróżniają trzy podstawowe cech. Są to:
- zdolność do wprowadzenia automatyzacji i ujednolicenia obiegu dokumentów finansowych,
- możliwość zapewnienia dostępu do dokumentów i informacji za pomocą przeglądarki internetowej,
- zapewnienie przedsiębiorstwu obniżenie kosztów operacyjnych,
- gwarancja bezpieczeństwa i należytej ochrony dokumentów finansowych.
